Early Warning System

Was ist das Early Warning System?

Die Futtermittelsicherheit liegt noch immer in der Hand von Menschen. Mitunter kann etwas schiefgehen. In diesem Fall stellt das Frühwarnsystem (Early Warning System, kurz: EWS) ein wichtiges Fangnetz dar, mit dem ein (potenzielles) Problem frühzeitig mithilfe angemessener Mittel begrenzt oder im Ausmaß verringert werden kann.

Für nach GMP+ zertifizierte Unternehmen gilt mitunter die Pflicht, im Falle des Antreffens verunreinigter Futtermittel eine Meldung vorzunehmen. Die entsprechenden Anforderungen sind in den Feed Safety Management Systems Requirements beschrieben. GMP+ International evaluiert die Meldungen und informiert erforderlichenfalls die GMP+ Community.

Weshalb ein Frühwarnsystem?

Mit dem EWS wird bezweckt, dass Unregelmäßigkeiten in Bezug auf die Futtermittelsicherheit gemeldet und eine schnelle Reaktion und Kommunikation über (neue) Gefahren und Risiken in der gesamten Futtermittelkette ermöglicht werden. Ziel ist dabei, die schädlichen Folgen für Mensch, Tier und Umwelt zu vermeiden oder zu beschränken.

Wann muss ich eine EWS-Meldung vornehmen?

Sie müssen alle Beobachtungen und Signale melden, die darauf hinweisen, dass ein Futtermittel unsicher ist oder ein Risiko für die nächsten Stufen in der Futtermittel- oder Lebensmittelkette darstellt.* Diese Beobachtungen und Signale können sich sowohl auf gesetzliche als auch GMP+-Grenzwerte beziehen.

Ermitteln Sie anhand des Entscheidungsbaums, ob von einer bedrohlichen Lage die Rede ist. Die Meldung ist nur verpflichtet, sofern es sich um Produkte handelt, die unter den Anwendungsbereich des GMP+-Zertifikats fallen.

Eine Verunreinigung oder Abweichung muss GMP+ International innerhalb von 12 Stunden nach deren Entdeckung gemeldet werden, wenn:

1. das betreffende Produkt bereits ausgeliefert und nicht gänzlich gesperrt worden ist
2. die Rückverfolgbarkeit des Produkts nicht deutlich und vollständig ist.

Die Frist von 12 Stunden versteht sich als 12 aufeinander folgende Stunden und beginnt zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Verunreinigung zur Kenntnis genommen haben. Das kann zum Beispiel der Zeitpunkt sein, an dem Sie das Analysezertifikat oder eine Benachrichtigung des Labors, das die Analyse ausgeführt hat, oder Ihres Lieferanten erhalten.

Sofern die Lage offensichtlich unter Kontrolle ist, kann mit entsprechenden Argumenten von der Pflicht zur Meldung innerhalb von 12 Stunden abgewichen werden.

Wenn Sie eine Bestätigungsanalyse durchführen und sich herausstellt, dass keine Verunreinigung vorliegt, ist es nicht mehr erforderlich, eine EWS-Meldung zu senden.

Messunsicherheiten können nicht berücksichtigt werden, das tatsächliche Messergebnis ist maßgeblich.

* Eine Befreiung gilt für Salmonellen, die derart behandelt werden können, das die Salmonellenbakterie nachweislich verschwindet.

Wem muss ich eine EWS-Meldung zukommen lassen?

Neben der Meldung an GMP+ International ist es selbstverständlich erforderlich, möglicherweise betroffene Abnehmer oder Lieferanten zu benachrichtigen. Dies gilt natürlich auch, wenn man als Dienstleister ein Problem in einem Futtermittel feststellt. In diesem Fall muss man den Eigentümer des fraglichen Produkts informieren.

Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, den Vorfall der Zertifizierungsstelle und - sofern gesetzlich vorgeschrieben - der zuständigen Behörde des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, zu melden.

Wie nehme ich eine EWS-Meldung vor?

Sie können Risiken und (drohende) Zwischenfälle in Bezug auf Futtermittel über das EWS-Meldeformular melden. Es ist auch möglich, das entsprechende Formular Ihrer zuständigen Behörde zu senden an ews@gmpplus.org. 

Zum Zeitpunkt der Meldung ist es möglicherweise nicht möglich, alle erbetenen Informationen einzureichen oder zeitnah nachzureichen. Erwähnen Sie dies deutlich in der Meldung und sorgen Sie dafür, dass diese Informationen, sobald sie zur Verfügung stehen, an GMP+ International weitergegeben werden. Je mehr Informationen GMP+ International erhält, desto besser lässt sich einschätzen, ob die Situation unter Kontrolle ist oder nicht.

Außer über die Meldung mit dem Formular ist es möglich, sich mit GMP+ International auf folgenden Wegen in Verbindung zu setzen:

GMP+ International 
Tel.   + 31 (0)70 307 41 20 (Während Bürostunden in den Niederlanden
Mob. + 31 (0)6 46 07 60 36
E-Mail: ews@gmpplus.org

Was geschieht nach der Einreichung einer Meldung?

Nach der Einreichung nimmt GMP+ International eine erste Einschätzung vor. GMP+ International setzt sich mit Ihnen in Verbindung, um zu besprechen, ob Folgemaßnahmen erforderlich sind, beziehungsweise um mitzuteilen, dass ein Fall abgeschlossen werden kann. Sämtliche Informationen werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Wenn die Situation nicht mehr unter Kontrolle zu sein scheint, veröffentlicht GMP+ International nach Beratung mit der meldenden Partei eine EWS-Meldung, um Unternehmen über den Sachverhalt zu informieren.

Neben der Vornahme der Meldung müssen Sie auch die Herkunft und den Bestimmungsort unsicherer Partien ermitteln, diese sperren (lassen), die involvierten Lieferanten und Abnehmer informieren, die Ursache der Verunreinigung ermitteln und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

EWS-Meldungen dienen GMP+ International auch als unerlässliche Quelle zur Herausstellung potenzieller Risiken in ihrer Kommunikation und können zu Verbesserungen des „GMP+ FSA“-Moduls (das Aflatoxin B1-Protokoll ist ein Beispiel dafür), der Feed Support Products (zum Beispiel Quick-Scans und Anpassung der Risikobewertungen), der Zertifizierungs- und Konformitätsanforderungen, der Risikokommunikation und anderer Tätigkeiten führen.

Wo lassen sich die EWS-Meldungen finden?

Wir kommunizieren etwaige EWS-Warnmeldungen über ein GMP+-Alert-Mailing. Die eigentlichen EWS-Meldungen lassen sich im GMP+-Portal finden und können ausschließlich von nach GMP+ zertifizierten Unternehmen und den Zertifizierungsstellen eingesehen werden.

Was wird in einer EWS-Warnmeldung kommuniziert?

In der Warnmeldung werden das fragliche Produkt, der/die unerwünschte(n) Stoff(e) und der/die festgestellte(n) Wert(e) sowie das Herkunftsland genannt. Einzelheiten zum betroffenen Unternehmen werden ausschließlich in außerordentlichen Fällen veröffentlicht.

Auch wenn die Lage unter Kontrolle ist, kann GMP+ International beschließen, die Warnmeldung zu veröffentlichen. Auf diese Art und Weise können zertifizierte Unternehmen aus solchen Vorfällen lernen, sodass sich ähnliche Fälle in Zukunft vermeiden lassen.

Datenschutz und Austausch von Daten 

GMP+ International gibt keine Unternehmensdaten an Dritte weiter, es sei denn:

1. Unternehmen, die unter ein anderes Qualitätssicherungssystem als das „GMP+ FSA“-Modul fallen, sind in einen Vorfall involviert und GMP+ International hat eine Austauschbarkeitsvereinbarung mit dem fraglichen System und jenes System verfügt über vergleichbare Datenschutzrichtlinien; in diesem Fall wird GMP+ International die betreffenden Informationen in Bezug auf den Vorfall an den fraglichen Systemträger weitergeben
2. auf der Grundlage von Audits oder EWS-Meldungen wurde eine Verletzung der vorgeschriebenen Anforderungen festgestellt, wonach GMP+ International das Recht hat (siehe GMP+ A1 § 8.2.6 / F 0.1 § 2.4), diese Feststellungen der betreffenden Zertifizierungsstelle sowie der zuständigen Behörde mitzuteilen.

Haben Sie Fragen?

Im Falle von Fragen können Sie sich mit dem GMP+ Helpdesk in Verbindung setzen. Melden Sie sich für unseren Newsletter an und bleiben Sie immer über die neusten Entwicklungen auf dem Laufenden.